בשיתוף חשבשבת
כמה שעות עבודה יכולות להיחסך בעזרת AI? כיום, כשרובנו עובדים בסביבות דיגיטליות, מערכות בינה מלאכותית (AI) מציעות פתרונות מתקדמים שיכולים לקצר את הזמן וכוח האדם שנדרשים לביצוע מגוון רחב של משימות. אספנו עבורכם כמה משימות כאלה – ואת הדרך שבה אפשר להקצר ולהקל על משך העבודה בעזרת AI.
חיבור אוטומטי לחשבונות הבנק
בדיקת מצב החשבון היא פעולה הכרחית – ולעסק ממוצע, עם בין 2-3 חשבונות בנק, היא יכולה לקחת לא מעט זמן: הורדת דפי הבנק והזנתם למערכת ה-ERP דורשת הזדהות ופעולה ידנית שעשויה לגזול כ-15 דקות ביום.
מערכות AI מתקדמות, כמו זו של חשבשבת, מאפשרות חיבור אוטומטי לחשבונות הבנק וטעינת דפי הבנק באופן אוטומטי למערכת ה-ERP, ללא התערבות אנושית. אסף אברהמי, מנכ"ל חשבשבת, מסביר: " יש עסקים שבודקים את החשבונות שלהם יותר מפעם ביום, ובכל פעם הם צריכים להוריד את הדף ולטעון אותו למערכת ה-ERP. במקום להוריד עמוד ולהזדהות, בעזרת כלי AI - טעינת דפי הבנק יכולה להיות אוטומטית".
זמן נחסך: כ-15 דקות ביום, כ-5 שעות בחודש.
התאמות בנקים חכמות
התאמות בנקים הן תהליך רגולטורי הכרחי בניהול עסק תקין, שבו מתבצעת בדיקה של כל תנועה בחשבון הבנק ושיוכה לפעילות העסקית הרלוונטית. גם זו פעולה שעלולה לקחת זמן: ידנית, היא תגזול בין 30-60 דקות ביום, בהתאם לכמות הפעולות. מדובר בפעולה הכרחית: "מדובר בתהליך של רגולציה וניהול עסק באופן תקין. אם נכנס לחשבון הבנק כסף ולא ברור מה הוא, הדבר אסור על פי חוק".
"רכיב ה-AI שיש במערכות ERP כמו בחשבשבת, מסוגל להתאים אחוז ניכר מהשורות באופן אוטומטי", מסביר אברהמי. "באמצעות אלגוריתמים של AI, הוא מזהה התאמות לפי רמזים כמו מספר אסמכתא וסכומים ייחודיים, בעקבות מעבר על כל הפעילות ב-ERP. על פי הנתונים של לקוחות חשבשבת, 80-90% מהתנועות מזוהות לבד ובמדויק".
חשוב לציין, כפי שמדגיש אברהמי, שהמערכת אינה מחליפה את שיקול הדעת האנושי. "ה-AI לא יחליט שום דבר במקום המנהל ולא יעשה שום דבר במקום העובד. הגורם האנושי הוא זה שנותן את האישור הסופי".
זמן נחסך: בהנחה שה-AI מזהה 80% מהפעולות, מדובר בחיסכון של 35 דקות ביום, כ-11 שעות בחודש.
הקלדת מסמכים חיצוניים
בארגון ממוצע, נדרשת הקלדה של מאות מסמכים חיצוניים מספקים בכל חודש, כאשר כל מסמך דורש כ-2-3 דקות להקלדה ידנית (בהתאם למסמך ולמיומנות העובד). יחד, מדובר בזמן עבודה לא מבוטל.
אברהמי מסביר כי "אחד הרכיבים שיש במערכות ERP ראויות, הוא רכיב שלוקח את כל המסמכים שמגיעים לארגון, משייך למקום המתאים, מפענח את המסמך, מקליד אותו כמו שצריך, ומציג מקום לאישור או עריכה אם משהו לא נכון|
עד כמה חיסכון הזמן משמעותי? אברהמי מפרט. "בחודש, יש לארגון ממוצע מאות מסמכים להקלדה. לדוגמה, ניקח 200 מסמכים, כאשר עובד מיומן מקליד כל מסמך ב-2 דקות. אם מקצים 10% לבדיקה ואישור ידני של העובדים – כלומר, במקום 400 דקות, נזדקק ל-40 דקות לבדיקה ואישור".
זמן נחסך: בהנחה כי נדרשות רק 40 דקות לאישור ידני במקום 400 דקות לפעולה ידנית, מדובר בחיסכון של 6 שעות בחודש.
ריכוז מידע ותובנות מדוחות
מנהל המשקיע בניתוח נתונים וצמיחה של העסק, משקיע 30-45 דקות ביום בהפקת דוחות, קריאתם וניתוחם כדי לקבל החלטות עסקיות מושכלות על הפעילות ביום או בחודש שחלפו.
אברהמי מסביר כי "לפני עידן ה-AI, במקרים רבים כמנהל נדרשת לעסוק בהפקת דוחות כדי לקבל החלטות, ועל בסיסם היית מקבל החלטות - מכירות, הכנסות, חובות, דוחות קלאסיים בניהול העסק". לדבריו, "מקבל החלטות טוב משקיע לפחות 30-45 דקות, והסיוע של ה-AI מקצר באופן דרמטי את הפקת הדוחות והניתוח שלהם".
מערכות BI עם יכולות AI, הוא מסביר, "יודעות להגדיר מראש סדרת כללים וחוקים, עדכונים על דברים שקרו – במקום להפיק דוחות, לקרוא ולהשקיע אנרגיה".
אברהמי מתאר מקרה ניהולי קלאסי: "יש עשרות לקוחות, ואנחנו רוצים להבין מי מהם הקטין את הרכישות שלו. לספק חומרי בניין, למשל, יש מערכת יחסים עם 50 קבלנים. המנהל עובר על הדו"חות, ומבין אם לקוח מסוים מתחיל לקנות פחות, מה שמעיד על חוסר נאמנות. בעידן הקודם הייתי צריך להשוות את הנתונים של כל הלקוחות עם נתוני העבר שלהם, היום מערכת BI עם יכולות AI מוטמעות מתריעה אוטומטית 'שים לב, X קונה ממך פחות לאחרונה".
זמן נחסך: בקיצור זמן העיסוק בדוחות מ-45 דקות ל-10 דקות ביום, מדובר בחיסכון של 35 דקות ביום, כ-11 שעות בשבוע.
ניסוחים ויצירת תוכן
משימות כמו יצירת תוכן שיווקי, ניסוח מכתבים, כתיבת פוסטים לרשתות חברתיות וכל סוגי התקשורת הכתובה, הפכו להיות משימה פשוטה ומהירה יותר בעזרת כלי AI.
לדברי אבהרמי, "בכל ניסוח מכתב ובכל יצירת תוכן, כולל כתיבת פוסט, ה-AI מקצר את הדרך. הוא נותן קווים מנחים וטיוטות, אותן קל הרבה יותר לערוך במקום לכתוב מאפס". גם בתחום זה, אברהמי ממליץ לעשות בדיקה אנושית על החומרים המופקים על ידי ה-AI. "צריך לזכור שזה לא תמיד מדויק, כך שבקרה ועריכה הן בגדר חובה".
בתחום התוכן, אברהמי מציין גם את היכולת של ה-AI לעבד תוכן ודוחות ולסכם את התובנות מתוכם. "אין ספק שמדובר בחיסכון של זמן רב, כל בעל עסק לפי הצרכים, היכולות והיקפי המסמכים בעסק שלו", אומר אברהמי.
זמן נחסך: בהנחה שנדרשות שעתיים בשבוע ליצירת תוכן, וה-AI מייעל את התהליך ב-70%, מדובר בחיסכון של כ-6 שעות בחודש.
"ה-AI לא מחליף את האדם – הוא רק טייס משנה"
בשורה התחתונה, אברהמי מדגיש כי "ה-AI לא מחליף את האדם, אלא משמש טייס המשנה שלו: כלי עזר יעיל שמאפשר לבעלי העסקים להתמקד במה שחשוב באמת - לנהל את העסק, לפתח אותו, ולהעניק ערך ללקוחות".
בשיתוף חשבשבת
